Para organizar a circulação da informação é
imprescindível que o gestor conheça e tenha presente os meios que pode utilizar
para comunicar, assim como os pontos fortes e fracos de cada um deles e a situação
em que se pode aplicar. Citeau (2000
: 146) refere que "les instruments de communication ne sont que des moyens
dont il faut à chaque instant apprécier le pertinence par rapport à des
objectifs et des publiques vises par la communication" e o responsável
pela comunicação deverá colocar-se três questões antes de utilizar um destes
meios: "L'outil convient-il à l'objectif visé? […] L'outil est-il adapté à
la cible? […] L'outil est-il vraiment efficace par rapport à l'énergie
dépensée?".
Gondrand procura dar uma resposta a
estes problemas e faz uma divisão dos meios susceptíveis de serem usados para
comunicar nas organizações em quatro grupos: os meios orais, os escritos, os
audiovisuais e os combinados.
Meios
orais
Pela análise de Gondrard
(1983), Ferreira (2001) e Peretti (1998) dividimos os meios de comunicação
orais em meios de informação, de contacto, conversa individualizada, reunião de
informação, conferência, visita à organização, comissões e grupos de estudo e
almoços de informação.
Quando falamos em
informação de contacto pretendemos referir-nos à presença consciente e
organizada do responsável entre os seus colaboradores, tal como se pode constatar
da análise da tabela 1. Este tipo de meio proporciona uma comunicação directa
com os elementos da organização, possibilitando a comunicação, quer descendente
quer ascendente. Pode no entanto ter problemas relacionados com as pessoas que
se encontram em níveis intermédios da hierarquia e que sentem haver
desconsideração dessas posições por parte do elemento que procede à comunicação.
No caso da conversa
individualizada do gestor com cada elemento da organização, a maior implicação
tem a ver com o tempo dispendido para o efeito, o que condiciona à partida o número
de interacções entre o líder e cada um dos possíveis receptores. Esta situação
configura, no entanto, aquilo que nós designamos por comunicação, já que há a
possibilidade de trocas de informação no sentido emissor – receptor e por sua
vez há a possibilidade de este último se assumir como emissor e assim
apresentar as suas ideias, motivos, razões, havendo um feedback imediato.
As reuniões de informação são normalmente convocadas
pelos superiores hierárquicos e podem destinar-se a todo o pessoal ou apenas a
grupos particulares. Estas reuniões podem, ou não, realizar-se em cascata,
sendo neste caso de considerar a possibilidade de haver deformação da
informação, caso que se torna mais provável quanto maior for o circuito de
informação.
Nas reuniões, se forem correctamente conduzidas e
preparadas, há a possibilidade de ocorrer verdadeira comunicação com feedback imediato e real, como refere Petit
(1998:49) "o desencadeamento de um feedback
[real] é, no entanto, função da qualidade de preparação e animação dessas
reuniões " e Ferreira (2001:372) "nestas
reuniões não só se transmite informação desejada, como se responde a questões
directas dos empregados que nelas tomam parte" e quando "colocadas
frente a frente, as pessoas podem trocar pontos de vista, opiniões,
explicar-se, entender-se" (Peretti, 1998: 490). Por sua vez Ferreira
continua afirmando que reforçam o papel do líder, aumentam o compromisso dos
empregados, previnem a incompreensão, previnem as forças de oposição informais
e aumentam a comunicação em sentido oposto. Não podemos esquecer que "a
reunião é a informação com rosto humano" (Peretti, 1998: 490). Na
preparação das reuniões deve ter-se em conta que um número exagerado de
intervenientes pode torná-las improdutivas. No documento "para o
desenvolvimento de uma cultura de participação na escola" divulgado na
Internet pela Direcção-Geral de Inovação e de Desenvolvimento Curricular pode
ler-se "as reuniões, para serem produtivas e permitirem a participação,
devem fazer-se com pequenos grupos (no máximo 10 a 12 pessoas)". E
segundo a mesma fonte "devem ter
uma duração limitada que deve ser definida previamente" e devem
realizar-se num espaço adequado, pois a disposição dos lugares pode ter um
efeito importante na maneira como se processa a participação dos diferentes elementos
do grupo.
Nas conferências a
comunicação é mais restrita pois apesar de ser previsto um tempo para questões,
normalmente não é dado tempo para apresentação de opiniões ou propostas
elaboradas. Este tipo de comunicação presta-se sobretudo como complemento de
formação mais do que propriamente para dinamizar a comunicação dentro da
organização.
As visitas planeadas à
organização têm, como principal desvantagem o tempo que é necessário para a sua
preparação e realização, mas por outro lado põem em contacto a comunidade, reforçando
a coesão e valorizando o trabalho de cada elemento.
As comissões e grupos de
estudo são normalmente usadas para procurar soluções de problemas, e são um
meio de dar voz a alguns membros da organização, apelando à sua responsabilidade
e criatividade. Estes grupos de trabalho e comissões podem também ser um meio
de estimular a comunicação lateral.
Os almoços de informação
permitem uma troca de informações entre os elementos convidados, favorecendo a
criação de uma cultura de organização. Tem no entanto o problema do custo que
impossibilita a sua realização de forma sistemática.
A tabela 1 apresenta
algumas características de cada um destes meios de comunicação orais.
Tabela 1 : Meios orais de comunicação numa
organização .
Tabela elaborada a partir de Gondrand (1983), Ferreira (2001),
Peretti (1998).
Extrato de :
A COMUNICAÇÃO DOCENTE NOS AGRUPAMENTOS DE VILA NOVA DE GAIA
2005
A COMUNICAÇÃO DOCENTE NOS AGRUPAMENTOS DE VILA NOVA DE GAIA
2005
Sem comentários:
Enviar um comentário