Relativamente
aos meios de comunicação escritos, recorremos ao contributo de Gondrand (1983),
Ferreira (2001), Cunha (2003) e Peretti (1998), e estabelecemos doze grupos
possíveis: as actas de reunião, os comunicados, os flashs informativos, as
brochuras, as cartas pessoais, o jornal da organização, os boletins
especializados, os inquéritos, as questões à direcção, as caixas de sugestões,
a recolha de artigos de imprensa, os faxes e mails.
Tal
como na comunicação oral, estes meios devem ser usados de acordo com as
necessidades, já que nem todos têm as mesmas potencialidades, se destinam ao
mesmo público e visam os mesmos objectivos.
Os resumos
de reuniões têm como finalidade fazer chegar a informação do que se tratou na
reunião a pessoas que não estiveram presentes, sendo um documento necessário e
que tem que ser autorizado pela autoridade competente. Apesar da sua
fiabilidade apresenta problemas relacionados com a lentidão de transmissão e,
sobretudo, não pode apresentar todos os aspectos debatidos de forma
pormenorizada.
Os
comunicados são publicados pela hierarquia, permitindo divulgar informações
pontuais dirigidas a toda a comunidade ou a grupos restritos. Apesar do seu
baixo custo e de poderem ser adaptados aos destinatários, poderão colocar
dificuldade devido à sua impessoalidade e, se forem usados demasiadas vezes,
poderão banalizar-se deixando de ser considerados como importantes, pelos
receptores.
Sempre
que é necessário divulgar uma informação importante, e que para tal não seja
necessário apresentar detalhes da mesma, os directores poderão usar os flashes
informativos que têm um baixo custo e são mais rápidos.
As
brochuras dirigem-se a todo o público, sendo fáceis de produzir e distribuir,
para além de atingirem rapidamente o receptor. Há, no entanto, que ter em
atenção que devem ser elaboradas de molde a evitar uma deficiente compreensão.
O
director pode ainda dirigir uma carta a toda a comunidade ou a grupos
específicos, para os informar ou explicar alguma situação. É um meio com grande
impacto no destinatário e que deverá ser elaborado com muito cuidado para
evitar imprecisões ou possíveis mal entendidos derivados da descodificação
feita pelos receptores. Quando este método não é normalmente usado pode ter um
efeito desmesurado, muito superior ao que seria pretendido e sobretudo é
necessário ter muito cuidado no seu uso em caso de conflito.
O
jornal da organização é um meio que pode alcançar toda a comunidade, podendo
também ser um veículo de divulgação da organização fora das suas fronteiras.
Devido ao possível impacto deverá ser elaborado com cuidados redobrados e
veicular informações fiáveis. A importância do jornal é evidente, mas há vários
problemas a ele ligados, sendo a necessidade de recrutar correspondentes, uma
das suas maiores limitações. Para ter um verdadeiro impacto, o jornal deve ser
publicado regularmente, daí ser necessário a existência de um elemento que se
dedique ao mesmo, quase a tempo inteiro. Por outro lado, se a sua distribuição
for gratuita teremos que ter em conta os custos. Para que exista eficácia como
meio de comunicação, a sua redacção deve ser feita de forma clara e atraente, o
que implica o envolvimento de um especialista, e para além do mais, não há certeza
de que os receptores o leiam e dificilmente haverá feedback da sua leitura.
Para
Peretti (1998: 485) "propondo-se cobrir toda a vida da empresa e das
pessoas que nela trabalham, o jornal divulga uma quantidade importante de
informações gerais sobre o que a empresa faz e sobre aquilo que quer
fazer". Apesar de o jornal ser um meio óptimo para fazer circular a
informação, ele não poderá ser usado para fazer chegar a público muito específico
informações especializadas, uma vez que normalmente só algumas pessoas estarão
no poder de códigos para as descodificar. Nestes casos a organização poderá
usar boletins especializados, tendo o cuidado de que o restante público não
veja este meio de comunicação como uma forma de segregação. O jornal pode
também cair no erro de servir apenas como forma de propaganda da organização,
evitando tratar dos assuntos mais polémicos. Por outro lado, devido à
"necessidade de um certo tempo de preparação, composição e impressão, pode
chegar frequentemente tarde às mãos dos leitores e só servir para ilustrar aquilo
que a gente já sabe" (Peretti, 1998: 486 ), referindo o mesmo autor que ao
ser "concebido e realizado ao nível dos serviços centrais, corre o risco
de se desligar das realidades do terreno".
Os
inquéritos poderão ser usados para fazer diagnósticos e análises de problemas
da organização; "efectuados na e a propósito da empresa, […] são um
instrumento e um processo de gestão" (Peretti, 1998: 494), servem para
conhecer o clima social da comunidade, avaliar e analisar as expectativas e as
motivações do pessoal, assim como avaliar a eficácia de programas de informação
e comunicação. Podem ser dirigidos, conforme as necessidades, a todo o pessoal
ou a grupos específicos. Apresentam desvantagens relacionadas com a necessidade
de serem elaborados por especialistas (que podem não existir na organização) se
pretendermos ter instrumentos fiáveis, exigirem tempo para a sua elaboração,
distribuição, resposta e análise dos resultados. Não nos podemos esquecer que,
depois de feita essa análise dos dados, deverá ser dado um feedback às pessoas que foram inquiridas, de forma a que no próximo
inquérito não o considerem desnecessário, sem interesse e portanto, se recusem
a responder.
Uma
forma da direcção conhecer as preocupações da comunidade e de poder comunicar
directamente com os interessados é possibilitar a formulação de "questões
à direcção". Este tipo de meio de comunicação permite, assim, aos membros
da organização, colocarem as dúvidas directamente ao topo da hierarquia,
suscitando o interesse pela procura da informação. O abuso deste tipo de
comunicação pode levar ao desinteresse e à perda do impacto desejado. Deve-se ter
em conta, também, que é necessário que
as respostas sejam credíveis e rápidas, devendo haver respeito pelo anonimato.
A caixa
de sugestões é usada em muitas empresas, sobretudo para permitir ao público expressar-se
e sugerir melhorias. Também apresenta vantagens, como seja a de motivar o
pessoal chamando-o à responsabilidade e, por outro lado, pode ser usada pela
direcção como um meio de comunicação ascendente. Para ter um real interesse é
necessário que a análise das sugestões seja feita rapidamente e se dê resposta
a quem as fez.
O
conhecimento da organização passa também por saber como ela é vista a partir do
exterior sendo esta visão compartida com toda a comunidade. A recolha de
artigos da imprensa pode proporcionar este objectivo, devendo, depois de
recolhidos, ser tratados e apresentados à comunidade.
Hoje em
dia as organizações já não conseguem viver sem o fax e o correio electrónico. Quando
a organização é grande e descentrada, estes utensílios tornam-se indispensáveis
pelas qualidades evidentes: são meios extraordinariamente rápidos e permitem
respostas quase imediatas a custos reduzidos, mesmo quando a organização se
distribui por uma grande área. No entanto só permitem a comunicação em cascata,
já que nem toda a comunidade tem acesso a estes meios, sofrendo também de
possíveis problemas de descodificação. No caso do correio electrónico, Cunha (2003:
396-397) refere alguns problemas, como seja o aumento de mensagens triviais que,
segundo o mesmo autor, levam ao "lixo comunicacional" para além de
poderem "afastar as pessoas do seu trabalho normal, e conduzir ao seu uso
para fins não organizacionais". O mail ainda apresenta problemas relativos
ao respeito pela privacidade, já que as mensagens "podem ser
"espreitadas" sempre que alguém acede ao computador ou à senha de
outrem".
Tabela : Meios de comunicação escritos .
Tabela
elaborada a partir de Gondrand (1983), Ferreira (2001), Cunha (2003) e
Peretti (1998).
Extrato de :
Extrato de :
A COMUNICAÇÃO DOCENTE NOS AGRUPAMENTOS DE VILA NOVA DE GAIA
Autor : Henrique Manuel Salgado Almeida
Dissertação apresentada à Universidade Católica Portuguesa para obtenção do grau de mestre em Ciências da Educação
- Especialização em Administração e Organização Escolar -
2005
2005
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