Os dados

No mundo de hoje a quantidade de dados que nos rodeiam é astronómica. Recebemos dados pelos mais diversos meios e nós próprios geramos dados constantemente. A grande maioria desses dados não é armazenada, isto porque mesmo com os novos sistemas tecnológicos seria impensável armazenar todos os dados produzidos.

Este facto leva-nos a uma primeira reflexão que tem a ver com o que podemos perder com o não armazenamento de grande parte dos dados e sendo um fenómeno incontornável como podemos diminuir as perdas.

São pergunta que não tem resposta fácil.

O termo “dados” refere-se factos discretos e objectivos que representam atributos qualitativos ou quantitativos de uma variável ou conjunto de variáveis. Devenport e Prusak (1998) falam dos dados atendendo a uma perspectivava organizacional e referem-nos como registos estruturados de transacções. Os dados são vistos como o menor nível de abstracção a partir do qual se gera a informação e o conhecimento. São essenciais para a tomada de decisão no entanto são representações parciais dos factos, não têm significado por si sós, pois não conduzem à compreensão dos factos ou situações e convertem-se em informação, quando são introduzidos numa estrutura de informação já adquirida (Steven Alter; 1992). Por outras palavras podemos dizer que os dados transformam-se em informação, quando o seu criador lhes junta significado (Davenport e Prusak, 1998)

Assim sendo os dados assumem-se como aspectos claros, concisos, capazes de serem registados e armazenados. Por outro lado os dados por si só não tem significado e para motivarem uma acção é necessário, que no mínimo, se transformem em informação.

 Caldeira refere que a “credibilização das fontes de informação é um factor crítico de sucesso” e essa credibilização terá que passar pelas características que exigimos aos dados que recolhemos (Maganete, 2010):

·         Verdadeiros;

·         Fiáveis;

·         Verificáveis;

·         Simples;

·         Justificáveis;

·         Organizáveis;

·         Isentos de subjectividade.

Em primeiro lugar só nos interessam dados verdadeiros, isto é certos (indubitáveis) e seguros (inabaláveis). Para podermos trabalhador com os dados temos que ter a certeza de que eles são verdadeiros. Qualquer dúvida neste aspecto conduzirá a uma perda de tempo e trabalho ou então a chegarmos a conclusões falsas e a tomarmos decisões que para além de erradas podem sair muito caras à organização.

Por vezes não foram recolhidos e registados pela mesma pessoa que precisa deles, neste caso temos que fazer uma apreciação sobre a fiabilidade, credibilidade dos mesmos. Há muitos factores que podem afectar essa credibilidade, por exemplo se o indivíduo que os recolheu teve que fazer a recolha sobre pressão, se tem interesse nesses dados, se teve tempo para proceder ao registo e podem ocorrer erros quer de recolha quer de registo. Outro factor que pode conduzir a erros está relacionada com as bases que foram usadas para encontrar esses dados. Um exemplo de maior probabilidade de erro ocorre se a recolha se basear em textos manuscritos (ex. actas) ou documentos antigos em que os registos obedeçam a critérios diferentes. No caso dos dados qualitativos, caso seja necessário fazer uma extrapolação para uma escala é preciso ter em consideração se a quando da elaboração dos documentos a escala utilizada foi a mesma que estamos a utilizar no momento, na verdade já não estamos a falar de dados puros mas muitas vezes atendendo à quantidade de dados é necessário proceder a essas extrapolações.

Um dado tem que ser passível de ser verificável em qualquer momento. Deve haver mesmo um meio expedito de periodicamente fazer uma monitorização ou avaliação dos erros para detectar possibilidades de melhoria e correcção.

É importante que os dados sejam de fácil interpretação, não sejam compostos mas sim puros e claros. Só assim é possível fazer o seu tratamento com o mínimo de subjectividade.

Também é importante que sejam justificáveis, isto é, que sejam fundamentáveis. A forma de fundamentar os dados varia com os mesmos - há dados que poderão ser fundamentados em documentos escritos devidamente autenticados, enquanto outros se apoiam em documentos não autenticados, e outros ainda em reuniões que não foram documentadas, em conversas presenciais ou telefónicas, em emails, informações obtidas a partir das páginas da internet, ou de jornais, revistas, livros, conversas de café. Ainda há aqueles que provém de inquéritos e entrevistas. É claro que cada uma das fontes não merece a mesma fiabilidade.

Para a organização é essencial que os dados sejam organizáveis. Pouco vale existirem milhões de dados se não houver uma forma de os organizar de modo a obter informação. Imaginem um dirigente envolvido em dados. A situação mais caricata é aquela que muitas vezes se usa para evidenciar a burocracia, o dirigente sentado numa secretária com várias pilhas de papéis com dados provenientes dos mais diversos sectores e contextos. O decisor pretende tomar uma decisão sobre um assunto muito concreto. A possibilidade de todos esses dados serem importantes para a decisão é mínima. Haverá aqueles que tem muitíssima importância, os que têm muita, outros alguma e a maioria nenhuma. Aqui o dirigente terá que conseguir diferenciar os dados verdadeiramente importantes para depois os analisar e transformar em informação pertinente para a decisão. Neste processo poderá perder-se algum valor mas é imperioso que ele ocorra pois só assim a decisão poderá ser tomada em tempo útil e com um nível aceitável de custo.

Já atrás falamos que há dados que podem provir de variados meios e muitos destes poderão pôr em causa a objectividade da informação. Trabalhar com dados que à partida não se tem a certeza de serem objectivos transforma-se rapidamente num grande problema. Os dados subjectivos são relativos ao sujeito que os produz, podemos dizer que muitas vezes as conversas geram grande número desses dados, e deverão ser tratados com o máximo cuidado de forma a serem verificados através de outras fontes. Se possível validados com outros que com eles estejam relacionados. É comum retermos dados que nos são comunicados em frases como “ cerca de …”, “aproximadamente…”, “não tenho bem a certeza mas não anda longe de …”. Nestes casos devemos usar do máximo de prudência na sua utilização e se possível utilizar outras fontes para os conferir.

Para além destes factores há outros que podem pôr em causa a qualidade dos dados.

Um dos que mais nos devem preocupar é a segurança quer em termos de acesso, com possibilidade de modificação quer em termos de manutenção em arquivo.

No caso do acesso é necessário ter um controlo total e de quem tem acesso a quê e em que momento. A situação da manutenção em arquivo, hoje, pode levantar alguns problemas se a organização não estiver preparada com servidores que estejam programados para fazer a cópia de segurança diária da informação e se não houver o cuidado de fazer manutenção periódica aos equipamentos. Apesar de vivermos numa sociedade em que pensamos que tudo é fiável a 100% na realidade não há nada que tenha essa taxa de fiabilidade. Outros dos problemas é muitas vezes a informação estar dispersa por vários computadores de que não há cópias de segurança. A danificação de um dos discos poderá tornar irrecuperáveis os dados neles existentes.

No caso das organizações em que a armazenagem dos dados é feita em papel a situação não é muito diferente. Para além de esse tipo de arquivo exigir uma quantidade de espaço bastante grande para que a conservação se faça em condições terá que existir uma atmosfera controlada assim como um controlo permanente de pragas que possam atacar o papel, assim como cuidado com o manuseamento dos mesmos.

Mas os dados são apenas o início de um processo.